Hoe een transitiebureau zijn eigen organisatie ontwerpt

Van woorden naar ontwerpen

1. Introductie

Het team van een transitiebureau was in een aantal jaar fors gegroeid. Ze waren gegroeid van 10 naar 30 mensen in de laatste paar jaar. Aangezien ze zelfsturend zijn, zorgde dat voor lange vergaderingen en minder verbinding tussen de collega’s in het team. Ze wisten dat ze moesten reorganiseren, maar de vraag was hoe.

Ze hadden zelf al 2 oplossingsrichtingen bedacht. De uitdaging was echter om concreet te worden. Op verzoek heb ik een ontwerpsessie voor ze op maat ontwikkeld. Daar hebben ze hun ideeën tastbaar en concreet gemaakt.

2. De Uitdaging

Waarom deze kwestie cruciaal was voor hun bedrijf.

Ondertussen gingen de dagelijkse projecten gewoon door bij het transitiebureau. Maar de aanstaande interne organisatieverandering, woog zwaar op iedereen. Het was van groot belang dat er duidelijkheid kwam voor ieders gemoedsrust.

Wat hebben ze al gedaan om dit op te lossen?

Het transitiebureau was sinds een aantal jaar zelfsturend. Elk teamlid heeft het mandaat om beslissingen te nemen in de organisatie. Het team had een jaar uitgetrokken om de nieuwe organisatiestructuur te ontwerpen. Na twee kwartaaloverleggen hadden ze twee oplossingsrichtingen geformuleerd. De vraag was hoe nu verder. Er waren nog heel veel vragen en onzekerheid. Was het niet beter om nog een vergadering te doen?

Het interne projectteam stelde voor om een andere aanpak te proberen. Wat als we in de derde sessie gaan ontwerpen?

De organisatie durfde het niet aan. Ze stelden toch voor om een vergadersessie te plannen in plaats van een ontwerpsessie. Want het team zei:

‘We weten nog niet goed hoe het eruit zou moeten zien, dus kunnen we het nog niet ontwerpen.’

3. De oplossing

Het projectteam begon te twijfelen en vroeg om mijn advies. Dit is wat ik antwoordde:

Beste projectteam,

Ik ga je geen advies geven, want dan wordt het een ‘wij van wc eend, adviseren wc eend…’ en dat wil ik graag vermijden.

De volgende vragen komen bij me op:

• Wat als de 3e sessie weer een vergader/praatsessie wordt, kom je dan veel verder dan na sessie 2?
• Wat als het OK is om het nog niet zeker te weten, en we nu iets proberen te maken?
• Wat als we beide oplossingsrichtingen visueel, fysiek en tastbaar kunnen maken?
• Wat als deze ontwerpsessie een manier is om te onderzoeken wat een mogelijke oplossing zou zijn? Dat het ontwerpgericht onderzoek is?

Tenslotte wil ik je deze twee plaatjes laten zien:

Het eerste plaatje hieronder geeft weer wat vaak in de praktijk gebeurt.

Je hebt een idee, die ga je bouwen, dan ga die lanceren en dan pas leer je of het werkt (of niet)

Met ontwerpgericht onderzoek, wil je zo snel mogelijk leren of een idee werkt of niet. Zie het tweede plaatje hieronder.

Dus je gaat niet iets bouwen (kost veel geld en veel tijd) en dan lanceren (riskant, want je weet niet of iets werkt)

Wat doen we dan? We gaan uit van het idee, en dan kijken we op welke manier we het tot leven kunnen brengen. En dan graag zo laagdrempelig, goedkoop en snel mogelijk. Zodat we zo snel mogelijk kunnen leren of het werkt of niet. In dit geval zou ik de twee oplossingsrichtingen willen kunnen zien en voelen. En dat kunnen we doen dmv blokjes, lego poppetjes etc. Is dat echt? Nee. Kan ik zien wat je bedoelt met een voorgestelde oplossingsrichting? Ja. 

Hierdoor kun je concrete vragen stellen, bv. voor en nadelen van elk ontwerp ipv hypothetische discussies. Waardoor je een beter geïnformeerd besluit kan nemen voor een volgende stap. Dit kan een aanpassing zijn op het eerste ontwerp, terug naar de tekentafel, etc…

Ik ben vandaag goed bereikbaar tot 15:00 mocht je even willen bellen.

Mochten jullie toch iemand anders willen voor de sessie, dan is dat helemaal prima. Belangrijk is dat jullie je goed voelen bij de keuze.

Hartelijke groet,
Jing

Het projectteam wilde graag ook de oplossingsrichtingen verder uitgewerkt zien. Zodat ze een goed advies kunnen uitbrengen aan hun organisatie. En dus werd de keuze een ontwerpsessie.

4. De ontwerpsessie

Ik heb voor deze organisatie een ontwerpsessie op maat ontworpen. Bij het ontwerpen begin ik altijd met het eindresultaat. Wat is het gewenste resultaat van de sessie? Waarmee gaan ze naar huis? Dat is voor mij het startpunt van mijn ontwerp.

Bij dit vraagstuk was het van groot belang dat ze concreet werden. Dus ik had ook materialen meegenomen om ideeën vorm te geven. Materialen zoals LEGO, playdough, stiften en papier.

Tijdens de ontwerpsessie, begonnen we bij de twee oplossingsrichtingen die ze al hadden. Daarbij heb ik ze uitgenodigd om afwisselend, alleen, in duo’s en kleine groepjes te werken. Ik heb hen stap voor stap door het ontwerpproces begeleid. Om uiteindelijk uit te komen bij de presentatie van de tastbare ontwerpen die ze hadden gemaakt. 

Hoe een transitiebureau zijn eigen organisatie ontwierp

5. The Resultaten

Binnen 2 maanden na de sessie heeft het team een nieuw kantoor erbij geopend. En de organisatie opnieuw ingericht. De projectleider:

‘De ontwerpsessie was het kantelpunt. We hadden heel veel werk verricht voordat we de ontwerpsessie ingingen. Dankzij de ontwerpsessie konden we beter voorstellen van ‘hoe het zou zijn als…’. Dit lukt niet als je alleen erover praat. Dan blijft het in de ‘lucht zweven’. ‘De metaforen die we hebben gevonden tijdens de ontwerpsessie gebruiken we nog steeds.’

6. Key Takeaways

Dit team had zichzelf ruim een jaar gegeven om tot een nieuw organisatieontwerp te komen. De expertise en betrokkenheid van het hele team was zeer hoog. Ze kwamen echter met alleen vergaderen niet verder. Maar toch had het team de neiging om vast te houden aan de werkvorm wat ze kennen. Meer praten, meer vergaderen, meer woorden.

Dankzij de moed van het projectteam hebben ze toch een ontwerpsessie georganiseerd. Daarbij heeft het team in korte tijd hun ideeën tastbaar en visueel gemaakt. Met lego, playdough, stiften en papier, hebben ze oplossingen verkend en concreet gemaakt.

Een teamlid kwam na afloop naar mij toe:

‘Ik zag enorm op tegen deze sessie. We zijn hier al maanden mee bezig. Maar de last viel van mijn schouders, zodra ik hier de ruimte instapte. Jouw uitnodiging om het gewoon te proberen te maken was heel fijn.‘

7. Ook samenwerken?

Benieuwd naar hoe we zouden kunnen samenwerken? Boek een vrijblijvende kennismakingsessie.